Sono le 22:00 e sta finendo il primo giorno di Smart Working in Servizi Multimediali. Oggi tutti abbiamo lavorato da casa.
Per noi è stata una novità, ma a conti fatti, questa giornata non è stata molto diversa dalle precedenti. Certo, ci sono mancate le pausa caffè, i momenti in cui solleviamo la testa dal pc e ci ritroviamo in sala riunioni a chiacchierare, ma a parte ciò, la produzione è andata avanti senza alcuna difficoltà. Vi raccontiamo come abbiamo fatto.
Siamo un buon team, ognuno con le proprie peculiarità, i propri pregi e i propri difetti. Lavoriamo insieme da anni, per questo abbiamo imparato a conoscerci, ad accettarci per quello che siamo, ad aiutarci a vicenda nel risolvere i problemi, a confrontarci per cercare punti di vista, conferme, alternative.
Entrare in smart working con questo presupposto rende tutto sicuramente più facile. C’è poco da fare, prendilo come un consiglio per il “post coronavirus”, quando tutto tornerà alla normalità. Cura il tuo ambiente di lavoro, fai in modo che tutti siano felici di partecipare alla quotidianità della giornata lavorativa. Sembra banale a dirsi, ma fa una grande differenza.
Se siamo tutti nelle nostre abitazioni, è importante trovare un buon modo per comunicare insieme. O più di uno! Siamo sempre stati fan di Google, per questo abbiamo cercato una soluzione per prima cosa in Google. E l’abbiamo trovata. Si chiama Google Meet (link), uno strumento che consente di fare videoconferenze senza necessità di installare alcun programma (ci siamo intesi, utenti Skype?!). Unico requisito? Avere una GMail.
Avendo portato il dominio servizimultimediali.net in GSuite, Google Meet per noi è pane quotidiano, infatti lo usiamo non solo per comunicare tra di noi quando qualcuno non si trova in sede, ma soprattutto lo utilizziamo con i nostri Clienti che lo apprezzano perché fa risparmiare tempo a tutti. Con Google Meet si possono creare videoconferenze con un massimo di 100 account connessi diversi, anche condividendo i propri desktop alternativamente.
Il secondo strumento che utilizziamo si chiama Slack (link) e ci permette di chattare tra noi, in gruppo o in privato. È una specie di WhatsApp, salvo che nasce con uno scopo ben preciso, connettere i team in un contesto B2B, e offre la possibilità di integrarsi con altri software, come Google e CRM per esempio, oltre a diverse ulteriori opportunità che approfondiremo un’altra volta.
Da molti anni utilizziamo un software SAAS (Software as a service) che ci aiuta a gestire i nostri progetti. È Wrike (link), con il quale organizziamo tutte le commesse su cui lavoriamo: per ogni commessa identifichiamo le fasi, creiamo task, assegnamo a ogni task deadline e membri del team responsabili del completamento del task. La possibilità di visualizzare gantt e carichi di lavoro permette ai responsabili di progetto di pianificare correttamente la produzione. Il time tracking su ogni task accumula una mole enorme di informazioni che aiutano a consuntivo a identificare le attività che hanno richiesto un tempo superiore al pianificato, a fare delle stime più precise per attività future, a rendicontare quanto fatto ai clienti per i quali abbiamo contratti attivi di assistenza. Ma non solo. Possiamo far partecipare anche i nostri Clienti, invitandoli a seguire i loro progetti anche in modalità di sola lettura.
Ogni nuovo progetto inizia con un primo incontro (kickoff meeting) e subito lo inseriamo in Wrike, suddiviso in fasi e task, assegnati alle persone corrette e completi delle tempistiche stimate per gli avanzamenti. Ogni task sviluppa una propria timeline, un po’ come su Facebook, così è facile scambiare informazioni, documenti e link, rimanendo all’interno dello strumento e mantenendo sempre le informazioni correlate al progetto e al contesto.
Abbiamo già detto che siamo affezionati a Google. Ecco perché i nostri documenti sono tutti caricati in un drive condiviso all’interno del dominio servizimultimediali.net. Naturalmente, si tratta di una replica dei dati, aggiornati in tempo reale. Quelli veri sono custoditi all'interno del nostro ufficio in un NAS configurato in Raid 1 (link). In questo modo, quando siamo in ufficio accediamo ai documenti dalla nostra rete interna, mentre quando siamo fuori ufficio utilizziamo Google Drive (link), dai nostri pc o dai nostri smartphone.
Sono tutti all’interno del nostro CRM HubSpot. Naturalmente!
Adottare un CRM è stato un passaggio fondamentale per la nostra digital agency. Come molte altre realtà, abbiamo iniziato sviluppando internamente il nostro crm. D'altronde abbiamo un passato da programmatori che si fa sentire, per cui ci è venuto spontaneo sviluppare da noi la soluzione.
Poi è successo che siamo cresciuti per dimensione, fatturato, flusso di informazioni. Quello che iniziava a mancare era il tempo per implementare il nostro programma con tutte le nuove funzioni, che servivano per gestire scenari sempre più complessi. La decisione di adottare un CRM di terzi era necessaria. All’epoca scegliemmo Pipedrive (link), soluzione che ancora oggi riteniamo valida per team di piccole/media dimensioni.
Il vero cambio di marcia lo abbiamo avuto introducendo in azienda HubSpot (link). Con esso le procedure commerciali hanno trovato la giusta integrazione con le azioni marketing.
Sono quasi tutti in cloud, in modalità SAAS. Ci è voluto un po’ di tempo per selezionarli e confrontarli, imparare a utilizzarli e imparare le metodologie suggerite per il loro utilizzo. Molti di questi software infatti offrono paradigmi nuovi, come le pipeline, il kanban, l’Agile.
Ci siamo organizzati e abbiamo cercato per ogni attività lo strumento ideale, non solo per noi, ma anche per i partner con cui collaboriamo, in un’ottica di integrazione e di semplificazione. E per tutto abbiamo trovato più di una soluzione.
Iniziare a lavorare in modalità smart non è stato facile, ma nemmeno impossibile. Per te potrebbe essere molto più semplice. Noi infatti non ci siamo fatti aiutare e, se tornassimo indietro, oggi chiederemmo l’aiuto di qualcuno per risparmiare tempo. L’esperienza è stata un lungo esercizio che ci ha costretto sempre a uscire dalla nostra zona di comfort, per molti versi è stata positiva dunque, anche perché, grazie all’affiatamento fra noi, abbiamo vinto ogni sfida. Ma abbiamo impiegato tempo, parecchio, e anche consistenti risorse economiche.
Oggi siamo in grado di entrare in modalità smart working con velocità e con la consapevolezza che la produzione non ne risentirà. Abilitare le aziende a un contesto di smart working non è il nostro core business. Se però stai attraversando questo processo o stai cercando una soluzione per gestire una delle condizioni descritte qui sopra, forse potresti voler essere affiancato da qualcuno che ci è già passato con successo.