L’organizzazione del proprio lavoro, e quello dei propri collaboratori, è un aspetto fondamentale per essere quanto più efficienti possibili verso i propri clienti.
È da questa esigenza che il nostro cliente Volo di Fiori, una bioprofumeria di Codroipo (Udine), ci ha chiesto di sviluppare un’agenda digitale per organizzare gli appuntamenti dei propri clienti in funzione delle disponibilità dei suoi collaboratori e delle postazioni libere in sede.
Infatti Volo di Fiori, oltre a vendere all’interno del suo negozio prodotti come creme, cosmetici ecc., ha allestito un centro al cui interno effettua trattamenti e massaggi con operatori specializzati ciascuno nel proprio settore. Gli operatori che collaborano all’interno del centro di Volo di Fiori sono 3 e hanno a disposizione 5 stanze, ciascuna adatta a un certo tipo di trattamento o massaggio.
La necessità di Volo di Fiori, pertanto, è quella di avere uno strumento:
- condiviso con i suoi collaboratori
- disponibile per più operatori, anche contemporaneamente
- sempre a portata di mano senza portarsi dietro l’agenda (che attualmente è cartacea) per visionare le disponibilità delle stanze
- utile per fissare appuntamenti in tempo reale con i clienti, senza il bisogno di avere fisicamente presente lo specifico operatore per conoscere le sue disponibilità
La nostra proposta
Per realizzare quanto richiesto, abbiamo pensato di sviluppare un'agenda digitale basata su un’interfaccia web, accessibile da qualsiasi dispositivo, ovunque, e navigabile da browser web purché connesso a una rete internet. Qualcosa di simile a Google Calendar ma, a differenza di quest'ultimo, capace di consultare le disponibilità degli operatori e delle stanze in tempo reale.
Un’interfaccia, con accesso ristretto (è necessario avere uno username e una password precedentemente forniti dall’amministratore dell’agenda), nella quale è possibile consultare e aggiungere appuntamenti relativi a un trattamento/massaggio.
Ogni trattamento occupa un tempo preciso, che comprende il tempo di esecuzione del trattamento stesso, il tempo di preparazione e il tempo di pulizia finale della postazione in cui questo si svolge.
Le caratteristiche dell'agenda digitale:
L’agenda permette all’utente amministratore di gestire:
- i trattamenti - ogni trattamento è configurato all’interno della piattaforma con un tempo di esecuzione, un tempo di preparazione e un tempo di pulizia
- gli operatori - a ogni operatore sono associati i trattamenti che svolge, ciascuno con le proprie giornate lavorative e i propri orari
- le stanze/postazioni del centro - a ogni stanza/postazione sono associabili i trattamenti che possono essere eseguiti al suo interno
- i giorni e gli orari del centro - è possibile configurare le giornate e gli orari di apertura e chiusura, le festività e le ferie del centro
- gli appuntamenti extra degli operatori - a ogni operatore è possibile associare impegni extra lavorativi, che creano l'indisponibilità dello stesso durante i suoi giorni lavorativi
- i clienti - è presente un’anagrafica cliente che serve per compilare in modo veloce la prenotazione. Se il cliente non è nel sistema viene inserito con tutti i dati presenti al momento della compilazione del primo appuntamento
Inoltre l’agenda garantisce:
- un accesso riservato all’interfaccia perciò solo gli utenti con username e password possono utilizzare l’agenda. Gli utenti amministratori possono accedere all’agenda con ruoli diversi:
- il superAdmin può
- aggiungere/modificare/eliminare una prenotazione (anche al di fuori degli orari di apertura del centro “forzando il controllo automatico del sistema”)
- aggiungere/eliminare appuntamenti extra degli operatori (quali ad esempio ferie, malattie ecc.)
- configurare il sistema attraverso un back-office semplice
- l'Admin può
- aggiungere una prenotazione
- modificare/eliminare una prenotazione inserita da lui o a lui associate
- una diversificata visualizzazione degli appuntamenti. È possibile scegliere se visualizzare gli appuntamenti per
- per operatore o per stanza
- per giorno, settimana oppure mese
- associare diverse colorazioni per distinguere operatori e stanze
- il controllo della disponibilità della stanza e dell’operatore in tempo reale
Alcune videate dell'agenda digitale
La prenotazione degli appuntamenti viene effettuata dall’utente amministratore con semplici passaggi che servono al sistema per controllare in tempo reale le disponibilità dei collaboratori e delle postazioni.
La visualizzazione per stanza/postazione abbinata a colori diversi per ciascun operatore dà il vantaggio di avere la situazione chiara a colpo d'occhio e rende subito visibilmente riconoscibile l'informazione cercata.
La visualizzazione può anche avvenire per operatore in cui ciascun trattamento ha un colore diverso rispetto alla stanza/postazione in cui viene eseguito.
Prossimi obiettivi
Il prossimo passo, già in fase di sviluppo, è l’integrazione e il collegamento dell’agenda con il sito e-commerce dove Volo di Fiori vende i propri prodotti e i trattamenti.
L’idea è quella che un utente possa verificare la disponibilità delle date in agenda prima di acquistare il trattamento e sceglierne una nel momento in cui il trattamento viene aggiunto al carrello. Successivamente, alla conclusione dell’ordine, l’appuntamento viene inserito in modo automatico nell’agenda di Volo di Fiori.
Anche tu sei interessato a organizzare il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori con un'agenda digitale personalizzata in base alle tue esigenze? Contattaci!