Integrazione del gestionale del negozio con il sito e-commerce

Gestire la vendita dei prodotti attraverso il proprio sito web è un’attività che non si limita alla sola fase online, bensì richiede anche alcune attività offline da considerare affinché il sito web sia effettivamente uno strumento di vendita efficiente.

Come già trattato in questo articolo, una delle attività da prevedere quando si vuole aprire e gestire un negozio e-commerce è l'allineamento dei prodotti con il proprio magazzino o negozio fisico, sia per quanto riguarda le quantità a disposizione sia per quanto riguarda i prezzi di vendita e le relative promozioni.

Infatti mantenere un sito e-commerce allineato con il proprio negozio fisico aiuta il cliente finale nell’acquisto dei prodotti in quanto è consapevole di quali siano quelli disponibili e sa che in pochi giorni potrà ricevere direttamente a casa quanto richiesto con un prezzo in linea con quello di mercato, al netto di eventuali promozioni od offerte specifiche che potrebbe trovare da altre parti. 

L’attività di allineamento dei prodotti tra sito e-commerce e negozio fisico potrebbe risultare dispendiosa in termini di tempo, se fatta in modo manuale da chi gestisce il sito web, oppure potrebbe essere molto vantaggiosa, se fatta in modo automatizzato, interfacciando il sito e-commerce direttamente con il gestionale che gestisce già il negozio fisico.

Richiesta e obiettivo

Siamo stati contattati dal nostro cliente Volo di Fiori, una bioprofumeria di Codroipo (Udine), il quale aveva la necessità di realizzare un sito e-commerce per SolariBio, un suo marchio destinato alla vendita solo di una parte dell’assortimento di Volo di Fiori, ovvero dei solari e di altri prodotti per la cura del corpo.

All’interno del negozio fisico, viene utilizzato il gestionale Zeus per l’organizzazione di tutti i prodotti in vendita. Esso permette al cliente tutte le attività fondamentali necessarie per gestire il suo negozio, tra cui registrare i carichi e scarichi dal magazzino, aggiornare i prezzi dei prodotti in vendita comunicando direttamente con la cassa del negozio, stampare fatture ecc. 

In considerazione dello strumento già in uso, e per mantenere un'organizzazione lineare e pulita tra il negozio e il sito e-commerce, il cliente ci ha chiesto la possibilità di integrare la comunicazione tra le 2 piattaforme in modo tale da poter centralizzare la gestione di tutto quanto avesse riguardato i prodotti sul gestionale. In aggiunta, voleva che le modifiche effettuate su Zeus risultassero anche sul sito web poco dopo (nuovi prodotti, aggiornamento prezzi, aggiornamento disponibilità ecc.).

Quindi, se un prodotto veniva acquistato in negozio, e a maggior ragione se la disponibilità finiva, anche sul sito doveva risultare la stessa situazione nel più breve tempo possibile in modo da non permettere ordini con prodotti che non fossero presenti effettivamente in negozio.

Soluzione

Dopo un’analisi tecnica per studiare le specifiche che dovevamo implementare, abbiamo proposto al cliente di sviluppare il sito con Storeden, una piattaforma Saas specializzata nella creazione di siti e-commerce, in grado di comunicare direttamente con il gestionale Zeus attraverso le API messe a disposizione da entrambe le piattaforme.

Storeden è una piattaforma in Cloud per realizzare il proprio sito e-commerce. Si acquista come un servizio, con un canone mensile oppure annuale.

Una volta sviluppato il sito dal punto di vista grafico, la prima fase necessaria per completare il sito è stata quella del caricamento dei prodotti al suo interno.

Ovviamente, avendo la possibilità di far “parlare” i due sistemi, abbiamo subito pensato ad una soluzione automatica da implementare.

Abbiamo, pertanto, analizzato e sviluppato una procedura che per prima cosa estraesse i dati di tutti i prodotti interessati dal gestionale Zeus e successivamente li caricasse sulla piattaforma Storeden.

Come detto in precedenza, SolariBio tratta solo una parte dei prodotti di Volo di Fiori. Attraverso le API di Zeus sono stati estratti solo specifici prodotti, filtrati sulla base della tipologia e del marchio già impostati sul gestionale. Ottenuti questi articoli, attraverso le API di Storeden abbiamo completato la procedura facendo l’importazione dei dati sul sito.

Seppur non sufficiente ad attivare la vendita dei prodotti sul sito, in quanto i dati del gestionale sono dati basici e “grezzi”, ovvero non risultano essere esaustivi e completi per descrivere sul web un prodotto, questa procedura ha sgravato il cliente dal caricamento manuale dei prodotti. Rimanevano da inserire a mano le immagini e i testi descrittivi per ciascun prodotto.

Completata questa prima fase di allineamento del sito web con il gestionale, si è studiata una procedura che mantenesse allineati i due sistemi. Una volta caricato un prodotto, la necessità è quella di mantenerlo aggiornato.

Si è sviluppata una procedura che estraesse, sempre attraverso le API che Zeus mette a disposizione, solo alcuni dati (ad esempio nome, prezzo, prezzo in offerta, disponibilità, categorie di appartenenza) da alcuni prodotti (quelli che sul gestionale risultano aggiornati/modificati il giorno stesso).

Si è scelto di “scremare” sia i campi che i prodotti da aggiornare per rendere più efficace e veloce l’esecuzione della procedura.

Al termine dello sviluppo di queste due procedure, ci siamo occupati di automatizzare il tutto, in modo tale che il nostro cliente non avesse più alcun pensiero in merito.

Per garantire l’automazione, le procedure sviluppate sono state messe in esecuzione attraverso alcuni processi di Cron sul server che ospita lo spazio hosting di solaribio.it. I processi Cron permettono di eseguire comandi o script in determinati momenti, specificando la frequenza durante la giornata, la settimana e così via.

Abbiamo così deciso che la prima procedura, ovvero quella di caricamento dei nuovi prodotti all’interno del sito, venisse messa in esecuzione una volta al giorno, precisamente a mezzanotte, quando il negozio è chiuso. In questo modo eravamo certi di evitare eventuali interferenze con l’operatività dell’attività visto che questa esecuzione richiede maggiori risorse, dovendo fare un controllo sull’intero database dei prodotti del gestionale.

La seconda procedura, quella per l’aggiornamento di disponibilità e prezzi, invece, è stata programmata in esecuzione ogni 30 minuti per coprire interamente le ore di operatività del negozio, ovvero dalle 8.00 alle 20.00. È stato possibile fare questo anche grazie al pre-filtraggio impostato dalla stessa procedura che estrae solo specifici campi di determinati prodotti.

In ultima battuta, si è pensato anche che era necessario ricevere un riscontro al termine di ciascuna esecuzione delle procedure. Abbiamo pertanto integrato anche un sistema di notifica tramite email che, in caso di nessun problema, avvisa che l’operazione si è conclusa con successo mentre, in caso contrario, invia un report sui problemi riscontrati e sui prodotti interessati.

Conclusioni

Con queste due procedure abbiamo automatizzato e semplificato il lavoro del nostro cliente il quale non si deve più preoccupare di aggiornare i prodotti sul sito web o di evadere ordini con prodotti non disponibili.

Se anche tu vuoi vendere online e collegare il tuo gestionale con il tuo sito e-commerce, contattaci!