Informatizzare le iscrizioni a dei corsi

I progetti di informatizzazione incidono su aspetti cruciali: accettare metodologie di lavoro, imparare a usare strumenti digitali e cambiare abitudini di lavoro, acquisite e rassicuranti. Complesso, ma ci proviamo sempre.

Nel caso dell’Università della Terza Età del Codroipese (U.T.E.), lavoriamo con un'associazione che ogni anno svolge moltissimi corsi. Gestisce le iscrizioni di oltre 1.200 soci, per tradizione con un metodo manuale e ben rodato, purtroppo non immune da errori, ma rassicurante. Passare al digitale sembrava un'impresa.

L'associazione è presente sul nostro territorio da una cinquantina d’anni, divisa in quattro sezioni, corrispondenti ai quattro comuni del Medio Friuli in cui è attiva, ovvero Codroipo (sede centrale), Rivignano-Teor, Bertiolo e Lestizza. Le prime due sezioni ogni anno organizzano tra i 60 e i 70 corsi ciascuna, mentre le altre, essendo in comuni più piccoli, organizzano una trentina di corsi ciascuna. I partecipanti possono iscriversi anche fuori comune.

Obbiettivo

Siamo stati contattati dal signor Angelo, consigliere dell’associazione e individuato dalla stessa come referente per il progetto di informatizzazione del processo di iscrizione annuale dei soci all'associazione e ai corsi da seguire.

L’esigenza: passare da una procedura “manuale”, in cui l’iscrizione avveniva in 2 step, a un’unica automatica.

I 2 step previsti dalla procedura di iscrizione manuale erano:

• iscrizione del socio all'associazione;
• iscrizione del socio ai corsi e attività.

I corsi hanno un limite di partecipanti per motivi organizzativi e di sicurezza, e la verifica della disponibilità avveniva da parte del socio al momento dell’iscrizione, consultando le liste degli iscritti che erano compilati manualmente dall'operatore. 

Al termine del periodo di iscrizione, tutti i moduli raccolti venivano consegnati al signor Angelo, che aggiornava manualmente un file Excel contenente l’anagrafica dei soci iscritti e componeva i registri da stampare con i partecipanti ai vari corsi.

In questa fase il signor Angelo eseguiva un ulteriore controllo in modo da verificare che i corsi non fossero in over-booking.

Alla fine di queste operazioni venivano stampati tutti i registri e consegnati all'insegnante, il quale segnava la presenza o assenza dei soci iscritti. 

La procedura, come si può intuire, risultava molto lenta e soggetta a errori durante il suo ciclo.

Abbiamo pertanto progettato e implementato una piattaforma completa di tutte le funzionalità di cui l’associazione aveva bisogno in modo da sollevare il signor Angelo da quel lavoro manuale che richiedeva molto tempo.

Per realizzare la piattaforma ci siamo focalizzati sui seguenti punti principali:

1. la piattaforma deve essere accessibile ovunque da qualsiasi dispositivo attraverso browser web;
2. la piattaforma deve essere accessibile solo agli operatori dell’associazione con particolari permessi;
3. la piattaforma deve avere un'interfaccia semplice e intuitiva per facilitare il compito dell’operatore, che di norma sarà una persona con età compresa tra i 60 e i 70 anni, non molto avvezza alla tecnologia e al mondo informatico.

Come abbiamo sviluppato il progetto

Per soddisfare le caratteristiche sopra elencate abbiamo eseguito un’analisi dei requisiti insieme al cliente con vari meeting in ufficio, in cui ci siamo confrontati e ci siamo fatti spiegare nel dettaglio come funzionava l’associazione fino a quel momento e come avremmo potuto intervenire per snellire tutti i processi.

Per soddisfare la caratteristica che la piattaforma fosse accessibile ovunque e da qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone), abbiamo pensato di realizzare un applicativo web basato su un CMS caricato all'interno di uno spazio web associato al dominio già in possesso dell’associazione.

Questo permette a chiunque in possesso di un dispositivo con una connessione internet e un browser web di accedere alla piattaforma senza scaricare programmi o software particolari sul dispositivo.

Per garantire l’accesso limitato ai soli operatori dell’associazione, la piattaforma è dotata di sistema di autenticazione, ovvero è accessibile solo a utenti che sono in possesso delle credenziali di accesso composte da username e password. 

A ciascun operatore sono state distribuite delle credenziali personali, in modo da identificare anche in fase di operatività chi ha eseguito una determinata operazione.

A ogni operatore, inoltre, sono stati attribuiti permessi che permettono di operare all'interno della piattaforma solo su alcuni soci piuttosto che altri.

Per realizzare un’interfaccia semplice e intuitiva abbiamo deciso di intervenire su due aspetti:

1. interfaccia grafica;
2. organizzazione strutturale.

Interfaccia grafica

Essendo una piattaforma operativa e non un sito web, per interfaccia grafica intendiamo, non tanto l’aspetto estetico, ma l'usabilità, ovvero l'insieme degli elementi e componenti da utilizzare.

Dovendo essere un’interfaccia semplice e accessibile da qualsiasi dispositivo, abbiamo pensato di integrare al CMS il framework Bootstrap, il quale fornisce linee guida per la realizzazione dei layout responsive oltre a elementi funzionali (tasti, icone...) già inclusi nel suo pacchetto base. La grafica fornita in questo pacchetto è basica e pulita, sufficiente per una piattaforma operativa.

Organizzazione strutturale

Per rendere più intuitiva e semplice l’interfaccia abbiamo deciso di suddividere la piattaforma in 3 macro sezioni:

• anagrafica soci;
• anagrafica corsi;
• calendari lezioni.

All'interno di ogni macro sezione sono presenti tutte le funzionalità utili.

Anagrafica soci

Questa macro sezione è composta da un modulo di ricerca, che permette di ricercare il socio attraverso l’inserimento del nominativo ed eseguire le seguenti operazioni:

• accedere alla scheda del socio per modificare i dati anagrafici inseriti al momento della prima iscrizione all'associazione e avere una cronologia dei corsi a cui ha partecipato durante i suoi anni accademici;
• se non trovato, è possibile aggiungere il nuovo socio in anagrafica e quindi creare la sua scheda;
• iscrivere il socio ai corsi, scegliendo in tempo reale i corsi in fase di avviamento e che hanno posti liberi. La piattaforma, infatti, esegue un controllo sulla disponibilità dei posti per ciascun corso prima di dare modo di selezionarlo. Questa funzionalità assolve al problema dei controlli manuali e dei conseguenti possibili errori. Al termine della procedura di iscrizione il sistema fornisce anche una ricevuta.

L’interfaccia permette inoltre di scaricare i file, in formato Excel, di tutti i soci in anagrafica e dei soci iscritti, presentando la situazione fino a quel momento. Questa funzione è stata richiesta per consentire all'associazione di condurre analisi annuali sui dati.

Anagrafica corsi

Questa macro sezione offre la visualizzazione della lista dei corsi, divisi per sezione territoriale, e la possibilità di una vista generale sui corsi già completi e sul numero di iscritti, sino a quel momento, per singolo corso.

Per ogni corso è possibile:

• accedere alla scheda al cui interno sono presenti tutti i relativi dati, ovvero il docente, il numero massimo di posti disponibili, l’eventuale costo di partecipazione, l’aula in cui si svolge, in quali giornate e orario, e la lista dei partecipanti;
• generare un pdf contenente la lista degli iscritti e/o stampare la stessa lista;
• scaricare il registro in formato xls o stamparlo in un pdf, ottenuto in tempo reale, composto da una tabella con, nell'asse delle ascisse, i mesi e le giornate del corso e, nell'asse delle ordinate, la lista degli iscritti. 

I corsi all'interno del sistema vengono inseriti attraverso un’importazione automatica, implementata partendo da un file Excel che l’associazione prepara e ci fornisce seguendo le nostre linee guida.

Calendario lezioni

In questa macro sezione è possibile visualizzare la lista dei corsi divisi per sezione territoriale con l’indicazione della giornata e dell'orario in cui si svolge la lezione.

L’interfaccia permette di stampare il calendario per metterlo a disposizione dei suoi soci al momento delle iscrizioni, in quanto la fase di caricamento dei corsi e dei calendari avviene prima dell’apertura delle iscrizioni.

La piattaforma è ormai attiva da 3 anni con soddisfazione del cliente ed è in continuo aggiornamento perché l’associazione ci chiede di integrare nuove funzionalità per migliorare e ottimizzare sempre di più i processi di lavoro interni. Il cambiamento non fa più paura!