Come utilizzare le Riunioni (Meetings) di HubSpot

HubSpot fornisce uno strumento per poter fissare appuntamenti con i clienti in modo facile e veloce: le Riunioni. Vediamo come funzionano.

Richiesta del cliente

Alcuni mesi fa il nostro cliente Dall'Agnese ci ha chiesto un supporto per il lancio digitale di una nuova collezione da far conoscere al personale delle rivendite. Fra i vari strumenti proposti per sviluppare in modo integrato la strategia di comunicazione scelta, abbiamo fatto ricorso anche alle Riunioni di HubSpot. In sé sono ben piccola cosa rispetto al resto del progetto e sono molto facili da sviluppare, ma ci soffermiamo su questo strumento perché, ideato e integrato con le altre proposte da noi avanzate, ha garantito una nuova fluidità al processo lavorativo. 

Il lancio della collezione è avvenuto completamente online così da raggiungere ogni punto vendita nel mondo senza necessità di spostamenti. Ha preso ufficialmente avvio con una newsletter, gestita via HubSpot, contenente l'accesso alla specifica area web da noi costruita, attrezzata con spazi video per permettere ai commerciali dell'azienda di illustrare e mostrare i prodotti della nuova collezione, spazi per download e per l'interazione.

Il cliente inoltre ci chiedeva di dare l'opportunità di approfondire il tema a faccia a faccia in un contatto privato fra i commerciali e il personale delle singole rivendite, nel caso in cui fossero desiderate maggiori informazioni sulla collezione. Era dunque necessario un sistema automatico che desse modo di prendere appuntamenti, nel rispetto delle singole agende e dei fusi orari, e di abbinare ogni rivendita al proprio referente commerciale Dall'Agnese. 

Soluzione

Come prima soluzione avevamo ipotizzato un semplice form in cui l'utente selezionava la nazione e inseriva nome, cognome e telefono. In base a queste informazioni, e ai dati collegati già presenti nel data base aziendale e in automatico incrociati, poteva essere mandata una notifica al commerciale di riferimento, al quale non rimaneva che da ricontattare l'utente.

Per aumentare la fluidità del sistema, abbiamo deciso di integrare la funzione Riunioni di HubSpot. Permette infatti di condividere una o più agende online e di fissare velocemente uno oppure più incontri:

Come prima cosa abbiamo creato un account HubSpot per ognuno dei commerciali.

Successivamente abbiamo collegato i loro calendari Google agli account HubSpot, per sincronizzare i loro impegni con HubSpot.

Poi abbiamo creato una riunione per ognuno dei commerciali.

Nelle opzioni della singola riunione abbiamo potuto scegliere la durata e la finestra di disponibilità:

Abbiamo anche impostato i promemoria perché arrivassero all'utente una volta prenotata la riunione:

Infine, nella pagina web da cui il sistema agganciava la richiesta dell'incontro, abbiamo aggiunto una tendina di selezione della nazione. Ciò, incrociato con i dati sugli utenti e i commerciali, tramite uno script PHP, reindirizzava l'utente all'agenda del commerciale di riferimento:

Gli utenti in questo modo avevano una visuale completa delle agende dei commerciali, nelle quali venivano mostrate le disponibilità di giorni e orari.

Tutto ciò ha comportato un notevole risparmio di tempo, evitando scambi di email e chiamate per trovare un accordo sul giorno e l’orario più congeniali a commerciale e utente (rivendita). Con l'opzione del promemoria dell'impegno preso, inoltre, ha evitato che esso venisse dimenticato.